Dokumentų tvarkymas yra vienas iš svarbiausių SharePoint dalykų. Versle dokumentai dažnai yra besikeičiantys dalykai. Jie gali prasidėti „OneDrive“ verslui ir baigtis organizacijos komandos svetainėje. Dokumentai dažnai keičiasi vieta, todėl labai svarbu žinoti apie dokumentų perkėlimo į „SharePoint“ ypatybes.
Keli būdai tai padaryti
Kiekvienas, dirbęs su SharePoint, žino, kad yra daug būdų, kaip atlikti tam tikrą užduotį. Ne išimtis ir dokumentų perkėlimas. Ar baigsite naudoti „File Explorer“, ar „Migration Tool“, priklauso nuo daugelio veiksnių, tokių kaip perkeltų dokumentų skaičius, versijų istorijos išsaugojimo svarba, metaduomenys ir kt.
1. Failų naršyklė
Norėdami perkelti dokumentą naudodami „File Explorer“, atidarykite ir tikslinio, ir šaltinio dokumentų bibliotekas (nesvarbu, ar tai ta pati svetainė). Pasirinkite Failų naršyklė išskleidžiamajame meniu. Tai atveria kiekvienos bibliotekos tyrinėtojo rodinį. Norėdami perkelti elementus tarp dviejų tyrinėtojo rodinių, naudokite nuvilkimą.
Galite perkelti ir aplankus, ir failus bei išlaikyti turinio tipus, jei ir šaltinio, ir tikslinės vietos yra apibrėžti turinio tipai. Šis metodas taip pat išsaugo tinkintus metaduomenis, jei šaltinio ir tikslinės vietos yra apibrėžtos naudojant tuos pačius metaduomenis.
Tačiau procesas yra rankinis ir tai labiau kopija, o ne perkėlimas, o tai reiškia, kad perkėlę šaltinio elementus turite ištrinti. Ji nesaugo versijų istorijos arba sukurtų, sukurtų, modifikuotų ir modifikuotų ypatybių.
2. Perkelti į/Kopijuoti į
Nors naudinga ir paprasta, Pereiti prie ir Nukopijuoti komandos pasiekiamos tik „SharePoint Online“. Ši parinktis leidžia perkelti dokumentus iš OneDrive for Business arba SharePoint į paskirties vietą SharePoint arba OneDrive. Pasirinkite failą ir spustelėkite vieną iš dviejų komandų. The Pereiti prie parinktis perkels dokumentą su metaduomenų ir versijų istorijos apsauga į kitą aplanką toje pačioje bibliotekoje, į kitą biblioteką arba į kitą svetainę.
Šis metodas puikiai tinka galutiniams vartotojams, nes yra paprastas ir nesudėtingas. Tai leidžia kopijuoti ir perkelti failus ir aplankus. Geriausia tai, kad išsaugomi turinio tipai, tinkintų metaduomenų versijų istorija, ir sukurtas, sukurtas, modifikuotas ir modifikuotas pagal savybes. The Kopijuoti į komandą, tačiau išlaiko tik naujausią versiją – akivaizdu, kad pagrindinis trūkumas yra tai, kad šis metodas yra išskirtinis „SharePoint Online“.
3. Tvarkykite turinį ir struktūrą
Jei įgalinsite „SharePoint Server“ publikavimo infrastruktūros funkciją, naršydami galėsite matyti nuorodą Tvarkyti turinį ir struktūrą Svetainės administravimas. Naudodami šią funkciją galite perkelti/kopijuoti dokumentus. Tai vienas geriausių įsilaužimų, padėsiančių vienu metu perkelti kelis dokumentus, išsaugant versijų istoriją, sukurtą, sukurtą, modifikuotą ir modifikuotą pagal ypatybes. Turinio tipas ir metaduomenys taip pat išsaugomi naudojant šį metodą.
Tačiau turėsite įjungti publikavimo funkciją. Net ir tada negalėsite perkelti kelių aplankų. Galbūt didžiausias šio metodo trūkumas yra tas, kad norėdami juo naudotis turite būti svetainės savininkas. O, ir tai veikia tik vienoje svetainėje.
4. Turinio organizatorius
Tiesiog suaktyvinkite „Content Organizer“ funkciją, tada pasirinkite maršruto parinkimo taisykles, kurias norite naudoti, ir įdėkite dokumentą, kurį norite perkelti, į išskleidžiamąją biblioteką. Šis metodas taip pat leidžia perkelti dokumentus į bet kurią kitą svetainę. Konfigūruoti užtrunka šiek tiek laiko, tačiau tai reikia padaryti tik vieną kartą. Taip pat išsaugomi turinio tipai ir pasirinktiniai metaduomenys.
Nors ji neišsaugo versijų istorijos ir reikalauja administratoriaus, ji turi naudingą funkciją, leidžiančią nukreipti dokumentą į aplanką.
5. SharePoint perkėlimo įrankis
„Microsoft“ žino, kad dokumentų perkėlimas „SharePoint“ gali būti šiek tiek sudėtingas. Štai kodėl bendrovė sukūrė nemokamą „SharePoint“ perkėlimo įrankį. Šis įrankis tvarko viską nuo mažų iki didelio masto perkėlimų, kurie gali apimti failus, aplankus ir net sąrašus iš jūsų SharePoint svetainės. Elementai perkeliami į OneDrive arba SharePoint.
Akivaizdžiausias šio metodo pranašumas yra įrankio gebėjimas tvarkyti didelius perkėlimus. Jis taip pat labai pritaikomas ir išsaugo versijų istoriją. Tačiau jis nesuderinamas su „SharePoint“ versijomis iki 2013 m. Priešingai, kai kuriuos trečiųjų šalių perkėlimo produktus galima daug labiau tinkinti.
6. Trečiųjų šalių produktai
Dauguma kokybiškų trečiųjų šalių dokumentų perkėlimo produktų nėra nemokami, tačiau jie paprastai veikia fantastiškai, ypač atliekant didelio masto perkėlimą. Jie linkę būti keičiamo dydžio ir labai pritaikomi. Dauguma šių produktų gali išsaugoti viską, įskaitant turinio tipus, metaduomenis, visas ypatybes ir versijų istoriją.
Kita vertus, šis metodas kainuoja. Kai atsižvelgsite į tai, kad mokate už įrankį, kuris padės perkelti dokumentus, pradėsite stebėtis, kodėl „SharePoint“ dar nepateikiama patogios parinkties. Kitas trūkumas yra tas, kad trečiųjų šalių produktams juos konfigūruoti ir paleisti reikalingas administratorius.
7. Pasirinktinis sprendimas
Galiausiai galite užkoduoti savo pasirinktinį sprendimą naudodami įvairius metodus, pvz., REST API. Galutiniam vartotojui nereikia nieko nukreipti, galite tinkinti tiek, kiek norite, ir galite užtikrinti, kad viskas būtų išsaugota dokumentuose. Kita vertus, turite mokėti koduoti ir praleisti šiek tiek laiko kodo rašymui ir priežiūrai, o tai gali būti ypač sudėtinga gaminio atnaujinimo metu.
Pasirinkite savo metodą
Yra dar daugiau dokumentų perkėlimo į „SharePoint“ metodų, tačiau jie turėtų patenkinti daugumą jūsų poreikių. Pirmiausia apsvarstykite, ko jums reikia, ir netrukus tiksliai žinosite, kokį metodą naudoti kiekvienam.
Kuriam iš šių būdų teikiate pirmenybę? Ar naudojote daugiau nei vieną? Aptarkite.