1 vaizdas iš 6
Milijonai žmonių naudoja Microsoft Outlook savo el. paštui ir kalendoriui tvarkyti tiek darbe, tiek namuose. Tai liudija jo naudingumą, tačiau tiesa ta, kad tik nedaugelis žmonių žino, kaip išnaudoti visas jo funkcijas.
Išmokę keletą paprastų gudrybių galite sutaupyti laiko, padėti dirbti efektyviau ir netgi sinchronizuoti namų ir darbo gyvenimą. Šie patarimai yra skirti „Outlook 2013“, 2016, 2019 ir „Microsoft 365“, tačiau daugelis jų tinka ir senesnėms „Outlook“ versijoms.
1 patarimas: pašalinkite pasikartojantį rašymą naudodami greitąsias dalis
Jei jums reguliariai reikia įvesti standartinį teksto bloką, galite jį išsaugoti kaip a "Greita dalis" kad būtų lengva įterpti į savo el.
- Pažymėkite tekstą kompozitoriaus lange.
- Spustelėkite "Įdėti" skirtuką, kad išskleistumėte juostelės meniu.
- Pasirinkite „Greitosios dalys“ ir pasirinkti “Išsaugokite pasirinkimą greitųjų dalių galerijoje.
- Spustelėkite "GERAI" iššokančiame lange, kad išsaugotumėte naują greitosios dalies frazę.
Ateityje, kai pradėsite vesti tą patį teksto bloką, jis bus rodomas kaip pasiūlymas. Pataikė "grįžti" norėdami įterpti visą tekstą. Taip pat galite pasirinkti frazę pele naudodami „Greitosios dalys“ išskleidžiamąjį meniu. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite jį, kad pamatytumėte vietos parinktis, arba redaguokite ir tvarkykite greitąsias dalis ir kitus „statybinius blokus“.
2 patarimas: parašykite žinutę, kad pristatytumėte ateityje
Jei turite naujienų ar pranešimų, kurių nenorite iš karto bendrinti, „Outlook“ leidžia atidėti pristatymą iki nurodyto laiko.
- Parašykite savo el. laišką ir pridėkite gavėją. Paruoškite viską siųsti kaip įprastai.
- Spustelėkite skirtuką „Parinktys“. Po juo atsiras išskrendantis meniu.
- Spustelėkite „Pristatymo atidėjimas“ arba pasirinkite mažos rodyklės piktogramą „Siųsti“ langelyje, atsižvelgiant į jūsų „Outlook“ versiją ir OS.
- Iššokančiajame lange pasirinkite datą ir laiką, kada norite, kad gavėjas gautų el. laišką, tada spustelėkite "Uždaryti" arba "Siųsti" priklausomai nuo jūsų „Outlook“ versijos ir OS.
- Spustelėkite "Siųsti" kai baigs.
- Jei naudojate „Exchange“ serverį, dabar galite uždaryti „Outlook“. Jei naudojate POP arba IMAP, turėsite palikti programą atidarytą, kol praeis nurodytas siuntimo laikas.
Taip pat galite atnaujinti datą ir laiką arba visiškai ištrinti pranešimą prieš jį išsiųsdami. Aplankykite „Juodraščiai“ aplanką ir spustelėkite „Atšaukti siuntimą“. Tada galite iš naujo sukurti pranešimą ir išsiųsti jį nauja data arba laiku.
3 patarimas: sukurkite aplanką įprastoms paieškoms
Visada galite ieškoti dabartiniame aplanke įvesdami žodžius ar frazes į paieškos laukelį, kuris yra virš pranešimų sąrašo. Tačiau dažnai ieškomų terminų darbą galite supaprastinti naudodami a "Paieška" aplanką.
Eikite į "Aplankas" skirtuką ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite „Paieškos aplankas“ sukurti vieną. Pasirinkite iš įvairių šablonų (el. laiškų nuo konkrečių žmonių, laiškų, pažymėtų kaip svarbūs ir pan.) arba nustatykite savo kriterijus naudodami „Sukurti tinkintą paieškos aplanką“ variantas.
Jūsų naujas paieškos aplankas rodomas aplankų srityje, esančioje kairėje Outlook lango pusėje; spustelėkite jį, kad pamatytumėte pranešimus, atitinkančius jūsų pasirinktas sąlygas. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir pasirinkite „Pervardyti aplanką“ suteikti jam patogų pavadinimą.
4 patarimas: automatizuokite pasikartojančias užduotis naudodami greitus veiksmus
Jei pastebėjote, kad reguliariai atliekate tam tikrą užduotį, pvz., persiunčiate gaunamą el. laišką kolegai arba kviečiate grupę gavėjų į susitikimą, tada Greiti žingsniai gali sutaupyti laiko. Rasite iš anksto nustatytų elementų rinkinį Greiti žingsniai viduryje Namai skirtuką, tačiau tikroji funkcijos galia atsiranda apibrėžiant savo.
Spustelėkite išskleidžiamojo meniu rodyklę ir pasirinkite „Naujas greitas žingsnis“ Norėdami sukurti pasirinktinę veiksmų seką, kurią naudojant vienu pelės paspaudimu galima suskirstyti į kategorijas, perkelti, pažymėti ir ištrinti pranešimus.
Spustelėjus ištraukimo rodyklę, esančią apatiniame dešiniajame skiltyje „Greiti žingsniai“ juostelės grupę, atidaro dialogo langą, kuriame galite kopijuoti ir redaguoti sparčiuosius klavišus, kad galėtumėte sukurti įvairius temos variantus.
5 patarimas: rūšiuokite savo paštą pagal taisykles ir sąlyginį formatavimą
The "Taisyklės" išskleidžiamajame meniu „Perkelti“ skyrių 'Namai' skirtuke pateikiamos parinktys, kaip sukurti ir valdyti taisykles, skirtas automatiškai apdoroti pranešimus, kai jie gaunami. Jei pasirinksite pranešimą prieš spustelėdami, jis pasiūlys sukurti taisyklę, turinčią įtakos panašiems pranešimams. Pasirinkite „Sukurti taisyklę“ ir jums bus suteikta galimybė nustatyti įvairius tikrintinus kriterijus, įskaitant siuntėją, gavėją, dydį, datą ir kt. Taip pat pasirinksite, kas turėtų nutikti el. laiškams, kurie atitinka nustatytus kriterijus.
Panaši savybė yra Sąlyginis formatavimas, kurį rasite spustelėję „Peržiūrėti nustatymus“ sekė „Žiūrėti“ skirtukas. Tai neperkelia ir neapdoroja pranešimų, bet rodo tam tikrus kriterijus atitinkančius el. laiškus nurodytu šriftu ir spalva, todėl galite akimirksniu juos pastebėti gautuosiuose.
6 patarimas: automatiškai išvalykite nereikalingus pranešimus
Jei norite sutaupyti vietos arba sutvarkyti nepatogią el. pašto seką, Išvalyti įrankis gali padėti „Outlook 2013“ ir naujesnėje versijoje. Ji analizuoja visą pokalbį el. paštu ir ištrina visas žinutes, kurios buvo visos citatos kitame pranešime – tokiu būdu vis tiek galėsite matyti, kas buvo pasakyta, tikrindami vėlesnius pranešimus.
Naudoti Išvalyti, spustelėkite jo išskleidžiamąjį meniu "Namai" skirtuką ir pasirinkite, ar norite sutvarkyti vieną pokalbį, ar visą aplanką. Norėdami toliau valdyti nustatymus, spustelėkite „Nustatymai“ mygtuką, esantį iššokančiame įspėjime, kad pasirinktumėte, kokios rūšies pranešimai turi būti išnaikinti, o kuriuos palikti ramybėje.
7 patarimas: perduokite prieigą prie savo pašto ir kalendoriaus
Jei dėl tam tikros situacijos ar įvykio reikia suteikti kitam asmeniui prieigą prie Outllok paskyros, galite laikinai leisti kitam asmeniui tvarkyti gautuosius ir susitikimus. Norėdami tai nustatyti, atidarykite „Failas“ skirtuką, tada spustelėkite "Paskyros nustatymai" išskleidžiamajame meniu ir pasirinkite „Deleguoti prieigą“. Spustelėkite "Papildyti" ir įveskite asmens (ar žmonių), kuriems norite suteikti prieigą, vardą.
Pamatysite leidimų išskleidžiamųjų meniu rinkinį. Numatytieji nustatymai leidžia įgaliotajam pasiekti ir atnaujinti kalendorių bei užduočių sąrašą, o el. paštas ir kontaktai lieka privatūs. Leidimus galite koreguoti pagal savo poreikius.
Pastaba: Atstovas turi naudoti tą pačią „Outlook“ versiją kaip ir jūs, o elementai, kuriuos norite pasiekti, turi būti saugomi „Exchange“ serveryje. Įgaliotasis neturės prieigos prie jūsų pašto dėžutės, kuri yra jūsų standžiajame diske.
8 patarimas: tvarkykite skaitymo kvitus
Laimei, „Outlook“ elgiasi pakankamai gerai, kad prieš išsiųsdama skaitymo kvitą paprašytų leidimo; galite toliau tinkinti jo elgesį spustelėdami „Failas“ skirtukas, atidarymas "Galimybės," pasirenkant "Paštas" peržiūrą ir slinkite žemyn iki "Sekimas" skyrius. Norėdami sukonfigūruoti siunčiamų kvito užklausų dažnumą, pasirinkite "visada" arba "niekada", arba sukonfigūruokite savo kvito užklausos nustatymus.
Viena naudinga parinktis yra galimybė paprašyti pristatymo kvito, kuris patvirtina, kad jūsų el. laiškas pasiekė gavėjo pašto serverį, nereikalaujant pranešimo, kai jis faktiškai atidaromas.
9 patarimas: laiko juostos
Jei keliaujate darbo reikalais, žinosite nusivylimą, kai „Outlook“ susitikimai ir susitikimai rodomi netinkamu vietos laiku. Laimei, laiko juostas galite valdyti savo nustatymuose. Pagal „Failas“, Ieškoti "Galimybės" ir pasirinkite "Kalendorius" atidaryti savo "Laiko zona" nustatymus. Kai pakeisite vietinę laiko juostą, el. pašto laiko žymos ir kalendoriaus įrašai bus rodomi su atitinkamu poslinkiu.
Taip pat galite sukonfigūruoti antrąją laiko juostą, kuri būtų rodoma, kad, pavyzdžiui, galėtumėte sekti, kiek laiko grįžta namo, arba matyti, kiek valandų jūsų kolegos užsienyje, kad būtumėte tikri, jog juos sugautumėte darbo valandomis ir susisiekite su jais nepatogiu paros metu. Spustelėkite „Sukeisti laiko juostas“ lengvai persijungti iš vienos vietos į kitą.
10 patarimas: naudokite lipnių užrašų funkciją
„Outlook“ turi integruotą lipnių lapelių funkciją, kuri padės jums priminti svarbią informaciją arba į ją atkreipti dėmesį. Paspauskite "Ctrl + Shift + N" iš bet kurios „Outlook“ sąsajos vietos, kad sukurtumėte naują užrašą, kurį galima vilkti ir padėti bet kurioje ekrano vietoje. Pagal numatytuosius nustatymus pastabos rodomos šviesiai geltonos spalvos, bet galite priskirti jas kategorijoms, todėl jos persijungia į susijusią spalvą.
Norėdami tvarkyti savo užrašus, spustelėkite "Pastaba" piktogramą apačioje "Žiūrėti" skydelis. Iš ten galite kopijuoti, tvarkyti ir spausdinti pastabas. Taip pat galite ieškoti pastabų, kuriose yra konkretus tekstas, naudodami lauką lango viršuje, dešinėje.
11 patarimas: užšifruotas el
Jei norite įrodyti, kad jūsų pranešimai tikrai yra jūsų, „Outlook“ gali kriptografiškai pasirašyti jūsų el. laiškus. Galite netgi žengti žingsnį toliau ir užšifruoti tekstą bei priedus, kad juos galėtų perskaityti tik gavėjai, su kuriais bendrinate raktą. Norėdami tai nustatyti, atidarykite „Pasitikėjimo centro nustatymus“ spustelėdami „Failas | Parinktys | Pasitikėjimo centras“ ir pasirenkant „El. pašto apsauga“.
El. laiškų šifravimas ir skaitmeninio parašo pridėjimas yra taip pat paprasta, kaip pažymėti atitinkamus langelius, tačiau turėsite sukurti ir importuoti skaitmeninis ID jei dar neturite. Spustelėkite „Gaukite skaitmeninį ID…“ norėdami pamatyti nuorodas į įvairius teikėjus, įskaitant „Comodo“, siūlantį nemokamus el. pašto sertifikatus.