Galite padaryti daug dalykų, kad pagerintumėte savo komandos efektyvumą, o vienas iš jų yra naudoti bendradarbiavimo centrą, pvz., „Microsoft Teams“. Tai puikus bendravimo įrankis, kurį galite naudoti pokalbiams, failams bendrinti ir garso bei vaizdo susitikimams su savo komanda.
Jei tik pradedate dirbti su Teams, galbūt nežinote, kaip suplanuoti susitikimą. Tai galite padaryti keliais būdais, o jūsų parinktys priklausys nuo to, kurią Microsoft Teams versiją naudojate. Šiame straipsnyje pateiksime visą informaciją, kurią reikia žinoti.
Susitikimo planavimas Microsoft Teams
Jūsų „Microsoft Teams“ paskyra susieta su visais „Microsoft 365 Group“ produktais, tokiais kaip „SharePoint“, „Outlook“, „Yammer“ ir kt. Kalendorius, kurį naudojate „Teams“, yra tiesiogiai prijungtas prie „Microsoft Exchange“ kalendoriaus.
„Outlook“ taip pat naudoja „Exchange“ kalendorių. Tai reiškia, kad kai suplanuosite susitikimą naudodami „Outlook“, jis automatiškai pasirodys „Teams“ ir atvirkščiai. Štai kaip galite suplanuoti susitikimą „Microsoft Teams“:
- Komandų pokalbyje spustelėkite Suplanuokite susitikimą piktogramą (po naujo pranešimo laukeliu).
- Tada pasirinkite Kalendorius, kuris yra kairiajame šoniniame skydelyje, tada spustelėkite Naujas susitikimas.
- Atsiras iššokantis langas. Galite pasirinkti susitikimo laiką ir datą.
- Baigę planuoti, spustelėkite Sutaupyti. Po to iššokantis langas užsidarys ir galėsite siųsti kvietimus į susitikimą naudodami „Outlook“.
Planavimo asistentas
Iššokančiajame lange taip pat galite naudoti funkciją Planavimo asistentas. Ši funkcija padės rasti tinkamą laiką visiems jūsų komandos nariams, įskaitant jus.
Pasirinkę šią parinktį galėsite matyti, kada susitikimo dalyviai yra laisvi, o kada jie užimti. Tamsiai mėlyna nurodo laiko tarpus, kai jie nepasiekiami. Šviesiai mėlyni laiko tarpai yra galimi laikai, o pilki laiko tarpai yra dalyvio ne darbo valandos.
Kviečiame žmones iš jūsų komandos
Vienas iš geriausių „Microsoft Teams“ dalykų yra tai, kad galite pakviesti žmones, nepriklausančius jūsų organizacijai, prisijungti prie susitikimo.
Jiems net nereikia turėti „Microsoft Teams“ licencijos. Viskas, ko jums reikia, yra jų vardas ir el. pašto adresas, ir jūs galite išsiųsti kvietimą. Štai ką reikia padaryti:
- Atidaryk Pridėkite reikiamus dalyvius parinktį Naujo susitikimo iškylančiojoje formoje.
- Spustelėkite Neprivaloma.
- Įveskite asmens el. pašto adresą.
- Spustelėkite Pakviesti, netrukus jų gautuosiuose atsidurs kvietimas el. paštu.
Taip pat galite suplanuoti susitikimą, kuris vyks konkrečiame Teams kanale. Ant Naujas Susitikimas formą, pasirinkite Pridėti kanalą. Nustatę ir išsiuntę kvietimus, negalėsite pakeisti kanalo.
Jei jums reikia atlikti pakeitimą, turėsite sukurti naujus kvietimus. Be to, jei susitikimas įvyks kanale, visi, kurie yra tos komandos nariai, galės prisijungti prie susitikimo, net jei negavo kvietimo.
„Microsoft Teams“ nemokama versija
Jei naudojate nemokamą „Teams“ leidimą, jums gali kilti klausimas, kur jūsų programoje yra planavimo parinktis. Deja, nemokamoje „Microsoft Teams“ versijoje susitikimo suplanuoti negalite.
Bet tai nereiškia, kad iš viso negalite susitikti. Programėlėje yra Susipažinkite dabar galimybė, kai reikia greitai surinkti komandą.
Viskas, ką jums reikia padaryti, tai spustelėti šalia esančią fotoaparato piktogramą Susitikite dabar tada pasirinkite visus žmonių, kurie dalyvaus susitikime, vardus. Ši funkcija taip pat prieinama prenumerata pagrįstoms Teams paskyroms.
Daugiau apie „Microsoft“ komandos susitikimus
Viename Teams susitikime gali dalyvauti iki 250 žmonių. Tačiau jūs negalite matyti visų dalyvių vienu metu. Prieš naujausius atnaujinimus pokalbio metu matėte tik iki keturių aktyvių dalyvių. Dabar ekrane vienu metu gali būti devyni dalyviai. Tačiau naujasis atnaujinimas atnešė ir kitų įdomių naujovių.
„Microsoft Teams“ susitikimų dalyviai dabar turi geresnę garso kokybę ir pritaikytą susitikimų foną. Taip pat galite prisegti vaizdo įrašą, jei reikia daugiau dėmesio skirti tam tikram susitikimo dalyviui. Kitos su susitikimu susijusios funkcijos apima virtualų fojė, ekrano bendrinimą ir interaktyvų trikčių šalinimą.
Priveskite savo komandą (-as) arčiau
Yra daug būdų, kaip padaryti savo darbo vietą efektyvesnę naudojant „Microsoft Teams“. Dažniausiai tai yra pokalbių ir failų dalijimosi programa. Tačiau tai taip pat puikus įrankis, kai reikia surengti vaizdo konferenciją su savo komanda.
Suplanavus susitikimą su planavimo asistentu, logistika, kaip rasti tinkamą laiką, tampa daug patogesnė. Ir jei kas nors nepriklauso jūsų organizacijai ar komandai, jis vis tiek gali prisijungti. Tiesiog išsiųskite jiems kvietimą el. paštu.
Ar kada nors dalyvavote „Microsoft Teams“ susitikime? Ar suplanuotas? Praneškite mums toliau pateiktame komentarų skyriuje.